01Anbieterwechsel und Datenexport
1.1 Verlangen. Der Kunde kann jederzeit schriftlich verlangen, dass Rostify seine exportierbaren Daten an einen anderen Anbieter oder an eine eigene Infrastruktur des Kunden überträgt oder dass Rostify sie löscht. E-Mail an office@rostify.app genügt. Die Frist beträgt zwei Monate.
1.2 Ablauf.
- Übergangszeitraum: höchstens 30 Kalendertage. Rostify erbringt die vertraglichen Leistungen in dieser Zeit weiter, unterstützt den Kunden beim Wechsel und informiert ihn über bekannte Risiken für die Kontinuität.
- Ist der Übergangszeitraum technisch nicht einhaltbar, teilt Rostify das binnen 14 Arbeitstagen nach dem Verlangen mit Begründung mit. Der Übergangszeitraum beträgt dann höchstens sieben Monate. Der Kunde darf ihn einmal um einen angemessenen Zeitraum verlängern.
- Abrufzeitraum: Danach kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Kalendertage abrufen.
- Löschung: Anschließend löscht Rostify die Kundendaten vollständig. Sicherungskopien werden mit Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen gelöscht. Rostify bestätigt die Löschung auf Verlangen schriftlich.
1.3 Methoden und Formate. Rostify stellt die exportierbaren Daten als Dateien in den Formaten CSV und JSON (Zeichensatz UTF-8) bereit. Es gibt je Datenkategorie eine Datei, dazu eine Beschreibung der Datenstruktur. Die Dateien werden über eine verschlüsselte Verbindung zum Download bereitgestellt oder auf einem mit dem Kunden vereinbarten Weg übermittelt.
1.4 Bekannte Einschränkungen.
- Rostify überträgt die Daten nicht direkt in die Software eines anderen Anbieters. Die Umwandlung in dessen Format ist nicht Teil des Wechsels (siehe Punkt 5).
- Einstellungen und Planungsregeln werden exportiert. Ihre Wirkung beruht aber auf der Berechnungslogik von Rostify. Ein anderes System kann sie anders oder gar nicht auswerten.
- Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert und nicht exportiert. Die Teilnehmer benötigen beim neuen Anbieter neue Zugangsdaten.
- Schnittstellen, die nur für einen Kunden eingerichtet wurden, werden nicht übertragen.
02Exportierbare Daten (Datenstrukturen und Formate)
Exportierbar sind abschließend die folgenden Daten, die der Kunde und seine Teilnehmer eingegeben oder durch ihre Nutzung der Software erzeugt haben:
| Datenkategorie | Format |
|---|---|
| Organisation, Dienststellen und deren Einstellungen | CSV, JSON |
| Teilnehmer mit Stammdaten, Kontaktdaten, Rollen und Zuordnungen | CSV, JSON |
| Dienste, Dienstarten und Schemata | CSV, JSON |
| Dienstpläne einschließlich Soll-Vorgaben, Änderungen, Veröffentlichungen und archivierter Stände | CSV, JSON |
| Abwesenheiten, Folgemeldungen, Urlaubsanträge und Urlaubskonten | CSV, JSON |
| Wünsche und Diensttausch | CSV, JSON |
| Zeiterfassung, Zeitkonten, Überstunden und Überstundenanfragen | CSV, JSON |
| Lizenzen, Berechtigungen, deren Verlängerungen und Lizenzanforderungen je Dienst | CSV, JSON |
| OPS-Tagespläne, Sektoren und Sektorzeiten | CSV, JSON |
| E-Briefing-Inhalte, Adressaten und Lesebestätigungen | CSV, JSON |
| Hochgeladene Dateien (E-Briefing) | Originalformat |
| Vom Kunden festgelegte Einstellungen, Planungsregeln, Grenzwerte und Textvorlagen | JSON |
| Protokolle der versandten Benachrichtigungen und der Anmeldungen der Teilnehmer | CSV, JSON |
| Metadaten zu diesen Daten, insbesondere Zeitpunkt und Urheber von Erstellung und Änderung | in den jeweiligen Dateien |
Nicht exportierbar sind abschließend:
- Programmcode, Algorithmen und Berechnungslogik der Software,
- interne Betriebs- und Sicherheitsprotokolle der Infrastruktur von Rostify,
- Zugangsgeheimnisse, die nur dem Betrieb der Software dienen (Passwort-Hashwerte, Sitzungs- und Gerätetoken).
Die Beschreibung der Felder je Datei stellt Rostify mit dem Export bereit. [Feldbeschreibung je Datei hier veröffentlichen, sobald das Export-Werkzeug fertig ist]
03Standorte und Gerichtsbarkeit
3.1 Rostify betreibt die Software auf Servern in Rechenzentren in Österreich, Deutschland und Frankreich. Die Infrastruktur unterliegt dem Recht der Europäischen Union und dem Recht des jeweiligen Mitgliedstaats.
3.2 Die Rostify GmbH hat ihren Sitz in Wien, Österreich. Die Rechenzentrumsleistungen erbringen die Host Europe GmbH und die STRATO AG, beide mit Sitz in Deutschland.
3.3 Außerhalb der Server von Rostify werden nur Nachrichten verarbeitet:
- Push-Benachrichtigungen an Mobilgeräte laufen über Apple und Google, auch in den USA. Dabei werden nur das Gerätetoken und der Text der Nachricht übermittelt, nicht die Datenbestände.
- SMS laufen über einen Dienstleister in Tschechien.
04Schutz vor staatlichem Zugriff aus Drittländern
Rostify trifft folgende Maßnahmen gegen einen staatlichen Zugriff aus Drittländern auf in der EU gespeicherte Daten, der gegen Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats verstoßen würde.
Technische Maßnahmen
- Kundendaten werden ausschließlich in Rechenzentren in der EU gespeichert.
- Zugriffe erfolgen ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS); Datensicherungen werden verschlüsselt gespeichert.
- Administrative Zugänge sind mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Organisatorische Maßnahmen
- Rostify prüft jedes Ersuchen einer Behörde oder eines Gerichts eines Drittlands auf Herausgabe von Kundendaten.
- Rostify gibt Daten nur heraus, wenn die Voraussetzungen des Art. 32 der Verordnung (EU) 2023/2854 vorliegen, und dann nur die Mindestmenge.
- Rostify informiert den Kunden, bevor es einem solchen Ersuchen nachkommt. Ausgenommen sind Ersuchen zu Zwecken der Strafverfolgung, solange die Information deren Wirksamkeit gefährden würde.
Vertragliche Maßnahmen
- Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
05Entgelte
5.1 Standardentgelte: die Nutzungsentgelte laut Angebot bzw. Lizenzschein (je Modul und Teilnehmerstaffel).
5.2 Wechselentgelte: keine. Wechsel, Export und Löschung sind unentgeltlich.
5.3 Vorzeitige Beendigung: Verträge laufen befristet (Erstlaufzeit laut Angebot, danach Verlängerung um jeweils 12 Monate). Endet ein Vertrag durch einen Wechsel vor Ablauf der laufenden Laufzeit, zahlt der Kunde als Abgeltung die Nutzungsentgelte bis zum Ende dieser Laufzeit, abzüglich der Aufwendungen, die Rostify erspart. Die Abgeltung beträgt höchstens sechs Monatsentgelte.
5.4 Zusatzleistungen: Leistungen über die gesetzlichen Pflichten hinaus, etwa die Umwandlung von Daten in das Format eines anderen Anbieters, verrechnet Rostify nach Aufwand.
06Kontakt
Rostify GmbH, Tigergasse 17, 1080 Wien, Österreich · office@rostify.app · +43 1 4120052